Dokumentenvorlage in PDF

Aus KreisAlarm-Dokumentation
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Jeder Kreisverband hat verschiedene Dokumentenvorlagen, die passgenau ausgedruckt werden müssen. Dies sind beispielsweise Vorlagen für DRK-Ausweise, Formulare für den Landesverband oder spezielle Personalbögen.

KreisAlarm bietet einen einfach, standardisierten Weg, um solche Dokumente mit den Personendaten automatisch zu füllen.

Die Basis dafür sind PDF-Dateien, bei denen die dynamischen Felder durch sogenannte Formularfelder ergänzt werden. Zum Erstellen solcher PDF-Dokumenten können Sie auf eine Vielzahl von teilweise freien Programmen zurückgreifen (Links). Unten auf der Seite finden Sie entsprechende Links.

Im Folgenden wird ein Beispiel vorgestellt, bei dem ein solches PDF-Dokument aus einem Word-Dokument erstellt wird. Das verwendete Programm hier im Beispiel ist Acrobat 7.0.


Word-Dokument in PDF umwandeln

Word-Dokument.jpg

Exportieren Sie das Dokument in PDF (entweder über Acrobat oder über einen freien Druckertreiber).

PDF-Export.jpg

PDF Dokument mit Formularelementen versehen

Als Beispiel nehmen wir das Datum in der rechten oberen Ecke. Dieses soll auf das aktuelle Datum gesetzt werden. Dazu setzen Sie ein Textfeld genau über den zu ersetzenden Bereich:

Pflege1.jpg

Nennen Sie das Textfeld in diesem Fall DATUM. Diese Felder werden dann durch das aktuelle Datum ersetzt.

Passen Sie die Schriftart und die Größe (keine automatische Größe verwenden) an das Orginaldokument an. Stimmt die Position überein, setzen Sie dann die entsprechende Hintergrundfarbe, damit der Text im Hintergrund nicht mehr durchscheint.

Pflege2.jpg

Hinweis: Um die Ausrichtung der Textfelder exakt vornehmen zu können, setzen Sie den Standardwert einfach auf den gleichen Wert wie im Orginaldokument. Passt das Textfeld exakt aufs Orginal, können Sie die Hintergrundfarbe setzen.

Pflege3.jpg

Der Standardwert hat bei normalen Textfeldern keinen Einfluss auf die Ausgabe, jedoch muss der Wert bei Datumseingaben das Format zur Darstellung widerspiegeln.

Das Format dafür ist bei dem Beispiel "03.04.2004" "dd.MM.yyyy" und bei dem Beispiel "03. März 05" "dd. MMMM yy". 

Um Werte einer Person zu setzen, muss das Feld im Namen auftauchen. Dies ist beispielsweise vorname, nachname, geburtsdatum, strasse, plz, ort, telefon-privat usw. Dabei wird XPath [4] unterstützt, relativ zum Element <person>.

XPath unterstützt hierbei eine Vielzahl an Funktionen. Um beispielsweise eine konkatinierte Zeichenkette zu generiere, können Sie die Funktion concat benutzen,

wie z.B. concat(nachname,', ',vorname) oder concat(plz,' ',ort).

Als Besonderheit unterstützt KreisAlarm das aus C und Java bekannte Konstrukt des if/then/else in Kurznotation (beachten Sie, das dies nicht geschachtelt werden darf. Damit können Sie bspw. die Anrede in Abhängigkeit zum Geschlecht definieren:

geschlecht = 'm' ? 'Sehr geehrter Herr' : 'Sehr geehrte Frau'

Pflege4.jpg

Anbei der Dokumententeil mit den Formularfeldern.

Pflege5.jpg

Sie können das so erstellte PDF-Dokument in KreisAlarm integrieren (s. Formulare). Bei der Personenansicht reicht dann ein Klick aus, um ein PDF-Dokument mit den gesetzten Feldern zu generieren, um es dann einfach auf den Drucker zu schicken.


PDFill

Um die PDF-Dateien zu erstellen, empfehlen wir die Verwendung von PDFill. Das Programm koset 19,99 US$, kann für ca. 25 Euro auch aus Europa bestellt werden. Es beinhaltet sowohl einen PDF-Drucker, mit dem Sie beliebige Dokumente in PDF umwandeln können, als auch eine Oberfläche, um Form-Elemente in PDFs zu integrieren. Eine Demo-Version ist verfügbar.


Links

  1. Formular-Editor und PDF-Drucker für Windows (kostet ca. 25 Euro): http://www.pdfill.com/
  2. Freier PDF-Drucker für Windows: http://www.pdf995.com/
  3. Adobe Acrobat: http://www.adobe.com/products/acrobatpro/main.html
  4. XPath: http://www.w3.org/TR/xpath